新型コロナ対策として契約業務もテレワークしよう
[chat face=”man1″ name=”” align=”left” border=”gray” bg=”none” style=””]我社も電子契約書というものを始めてみたいのだけれど、どれにしていいかわからないな。[/chat]
[chat face=”woman1″ name=”” align=”right” border=”gray” bg=”none” style=””]クラウドサインやGMO電子印鑑Agreeは月額2万円ほどかかりますが、無料で最初の数通は試せます。でももっと安いサービスもあるんですよ！[/chat]
テレワークを阻む理由の一つ、それは「紙で行う業務があること」です。
具体的には請求書処理などの経理業務や、契約書等の法務・契約業務などです。
取引先や親会社のしきたりを破ることは難しいかもしれません。
しかし、できるところから可能な限り紙をなくしてしまえば良いではないですか！
少なくとも雇用契約書や自社で作成する契約書は電子化してみませんか？
そこで、今回は電子契約サービスについてご紹介したいと思います。
電子契約書サービスのよくある疑問点にお答えします！
契約相手がそのサービスを使ってなくても良くて簡単
[chat face=”man3″ name=”” align=”left” border=”gray” bg=”none” style=””]契約書を電子送付しても相手がそのソフトを使ってないとダメなんじゃ？[/chat]
すべての電子契約書サービスは送付先がアカウントを持ってなくても署名できます。
契約書は送信者がWeb上で操作するだけで、そのサービスからメールで相手に送られ、
相手は届いたメール上のURLから署名することが簡単にできます。
スマホからでも契約書にサインすることができる
[chat face=”man1″ name=”” align=”right” border=”gray” bg=”none” style=””]外出先や出張先で押印してもらうことはできるの？[/chat]
すべての電子契約書サービスはインターネットのクラウドサーバーを利用しています。
そのため、相手はインターネットにアクセスできる環境であれば、
メールが届き、Webから契約書を閲覧、押印することができます。
また、自社で契約しているクラウドストレージ（Googleドライブ、Dropbox等）と、
連携することができるサービスであれば、24時間365日どこにいても、
過去の契約書を確認することができるというのは大きなメリットですよね。
電子契約サービスを使うサブスクリプションの値段が高いというのは嘘
[chat face=”woman2″ name=”” align=”left” border=”gray” bg=”none” style=””]結局紙で作ったほうが手軽だし安上がりだと思います。[/chat]
紙の契約書は単純な制作費用だけでなく、印紙代や保管コスト、人件費がかかります。
一方電子契約書はPCとインターネット代とサービス利用料のみです。
以下に比較表を作成いたしました。
| 紙の契約書 | 電子契約書 | |
| 月額費用 | 無料 | 無料から数十万円 |
| 印刷費用 | コピー機・プリンタコスト 1枚あたり10円 1契約書10枚として10円 |
インターネット・電気代のみ |
| 印紙代 | 1通200円から4千円 | 無料 |
| 保管コスト | 保管預け入れ数百円 月額利用料100円/箱 |
無料 |
電子契約書サービスは月に数通なら無料のサービスもあります。
また、現在は新型コロナウイルス対策テレワーク推進ということで、
「GMO電子印鑑Agree」の電子契約サービスは1年無償提供されています。
「なるべく安く済ませたい！」という会社に後ほどお得なサービスを紹介します。
シェア日本一、電子契約書でストレスフリーかつ印紙税0円を実現
2020年4月時点で実務でよく見るのは「クラウドサイン」の電子契約サービスです。
こちらは、日本で一番のシェアを持つ電子契約サービスです。
- Standard 月額固定費1万円、1通200円
- Standard Plus 月額固定費2万円、1通200円（紙書類インポート機能）
- Business 月額固定費10万円、1通200円（IP制限、承認権限、電話サポート）
紙の契約書も元々はワードなどで電子的に作成されていますよね。
クラウドサインではそのままアップロードし、契約先にメールで通知するだけで、
オンライン上で電子署名をすることができます。
具体的には単純にサービス上で契約先の代表者のアドレスにメールを送り、
契約先の代表者がコンピュータで押印の代わりに「確認しました」という証として、
記名をするだけで契約書として成立するのです。
紙の契約書では、その作成のための時間や、印紙税についての判断、郵送費用、
最終的には保管費用、過去の契約を見つける際には探すための時間もかかります。
電子契約サービスでは一度導入すると過去の案件については電子的に保管されます。
そのため、契約内容はそのまま保管され続けるのでいつでもPCで確認できます。
また、印紙税は電子的交付のため不要です。
世界で一番利用されている電子契約書サービスは？
日本で一番利用されている電子契約書サービスはクラウドサインですが、
世界では「DocuSign」が最も多く利用されています。
- Parsonal（個人向け）毎月15ドル、1ユーザー、1ヶ月5回
- Standard（企業向け）毎月40ドル、3ユーザー
- Business Pro（企業向け）毎月60ドル、3ユーザー
こちらはグローバル企業らしく、個人向けプランから基本的なワークフローや、
監査証跡、多言語対応、DropboxやBox、Googleドライブとの連携が可能です。
また1ヶ月に送付できる件数についてもStandard以上であれば無制限です。
もちろん、ユーザー数を増やしたいときは連絡すればプラスで購入できます。
アメリカのスタートアップ企業から送られてくる契約書はほとんどこれですね。
中小企業でも導入しやすい電子契約サービスはこれ！
リーガルテックのスタートアップ企業である「SiGHT ViSiT」がリリースする、
「NINJA SIGN」は月額利用料4980円から電子契約サービスの利用ができます。
Freeプランも用意されておりこちらは無料、月に5通、テンプレート3種類保存できます。
ただいこちらはタイムスタンプが付かないのであくまで簡易的な「おためし版」です。
また、ソースネクスト社とコラボしたオリジナルパッケージも販売されています。
こちらはなんと「年額4980円」という破格のお値段で電子契約締結が可能です。
ソースネクストで販売されているNINJA SIGNとLightプランの違いは以下のとおりです。
| Freeプラン | ソースネクスト・オリジナルプラン | Lightプラン | ||
|---|---|---|---|---|
| 基本事項 | 契約書送信数 | 5通/月 | 無制限 | 無制限 |
| テンプレート登録数 | 3個まで | 非対応 | 無制限 | |
| 契約書作成 | テンプレート作成・管理機能 | ○ | – | ○ |
| 入力項目設定機能 | ○ | – | ○ | |
| PDFアップロード機能 | ○ | ○ | ○ | |
| 契約書一括作成機能 | ○ | – | ○ | |
| レビュー | 契約書修正履歴保持機能 | – | – | ○ |
| コメント機能 | – | ○ | ○ | |
| 相手方編集機能 | – | – | ○ | |
| 締結 | 電子契約締結機能 | ○ | ○ | ○ |
| 押印パターン設定機能 | ○ | ○ | ○ | |
| タイムスタンプ機能 | – | ○ | ○ | |
| 保管 | フォルダ作成機能 | – | ○ | ○ |
| 紙の契約書アップロード機能 | – | – | ○ | |
| 契約書ステータス管理機能 | – | ○ | ○ | |
| 契約書検索機能 | – | ○ | ○ | |
| 有効期限管理機能 | – | ○ | ○ | |
| 契約書一覧ダウンロード機能 | – | – | ○ | |
| 特典PDF | テレワーク実現に向けた課題とおすすめツールの紹介 | – | ○ | – |
| オリジナルプラン利用マニュアル | – | ○ | – |
今なら新製品ということで期間限定特価4月30日（木）まで4980円で販売されています。
この機会にぜひ下のバーナーよりオリジナルプランをお試しください。
コメントを残す